Política de Privacidad

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ETHICALABORA S.A.S.

En EthicaLabora, la gestión de la información no es solo una obligación legal: es un compromiso basado en ética, precisión y confidencialidad. Protegemos cada dato con el mismo rigor con el que gestionamos la nómina, porque entendemos que detrás de la información hay personas, decisiones y confianza empresarial.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

EthicaLabora actúa en el tratamiento de datos personales bajo un rol dual, de acuerdo con la naturaleza de sus servicios:

• Responsable del Tratamiento: cuando recolecta y gestiona datos personales directamente en el desarrollo de sus actividades comerciales y administrativas.
• Encargado del Tratamiento: cuando trata datos personales por cuenta de sus clientes, en el marco de la prestación de servicios de outsourcing de nómina y gestión laboral.

En estos casos, el tratamiento de la información se realiza conforme a las instrucciones del cliente (responsable) y bajo la existencia de acuerdos contractuales de transmisión de datos personales que garantizan la confidencialidad, seguridad y cumplimiento normativo.

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales es adoptada por:

Razón social: ETHICALABORA S.A.S.
NIT: 902010764-3
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: +57 300 5378267

En adelante, “EthicaLabora”.

2. PROPÓSITO DE LA POLÍTICA

En EthicaLabora entendemos que la información personal no es un dato, es una responsabilidad.

Esta política tiene como objetivo:

• Garantizar la protección de los datos personales
• Definir cómo se recolecta, usa, almacena y protege la información
• Establecer los derechos de los titulares
• Asegurar el cumplimiento normativo en Colombia

En coherencia con nuestra filosofía:

La confidencialidad no es un requisito legal, es un principio ético.

3. ALCANCE

Esta política aplica a:

• Clientes y prospectos
• Usuarios del sitio web
• Empleados y candidatos
• Proveedores y aliados
• Cualquier titular cuyos datos sean tratados por EthicaLabora
• Datos personales tratados por cuenta de terceros (clientes) en el marco de contratos de outsourcing, incluyendo aquellos gestionados por subencargados autorizados, bajo las instrucciones del responsable del tratamiento y en cumplimiento de la normativa vigente

4. MARCO LEGAL

El tratamiento de datos se rige por:

• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 1074 de 2015
• Normas complementarias de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

5. DEFINICIONES CLAVE

• Dato personal: Información que identifica o puede identificar a una persona natural
• Dato sensible: Información que puede afectar la intimidad del titular o generar discriminación (salud, biometría, entre otros)
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o eliminación
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad y el tratamiento de los datos personales
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable
• Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio nacional cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable
• Transferencia internacional: Envío de datos personales a un receptor ubicado en otro país, que actúa como responsable del tratamiento

6. DATOS QUE RECOPILAMOS

En cumplimiento del principio de minimización de datos, EthicaLabora únicamente recolecta los datos personales estrictamente necesarios para el desarrollo de sus actividades, conforme a las finalidades definidas y la normativa aplicable.

Asimismo, cada categoría de datos cuenta con una base legal que legitima su tratamiento, ya sea por autorización del titular, cumplimiento de obligaciones contractuales o exigencias legales.

6.1 Datos de clientes y prospectos (responsable del tratamiento)

• Nombre, identificación
• Correo electrónico
• Teléfono
• Empresa, cargo
• Información contractual y financiera

Base legal:

• Ejecución de contratos o medidas precontractuales
• Consentimiento del titular
• Cumplimiento de obligaciones legales y comerciales

6.2 Datos de empleados de clientes (Encargado del tratamiento)

En el marco de la prestación de servicios de outsourcing de nómina, EthicaLabora trata datos personales de trabajadores vinculados a sus clientes, actuando como Encargado del tratamiento.

• Información salarial
• Datos de seguridad social
• Información contractual
• Datos familiares (cuando aplica)
• Información de salud (solo cuando es requerido legalmente)

Base legal:

• Cumplimiento de obligaciones legales en materia laboral y de seguridad social
• Ejecución del contrato de servicios con el cliente (Responsable del tratamiento)
• Instrucciones impartidas por el cliente

EthicaLabora no define las finalidades de estos datos, sino que los trata conforme a las instrucciones del Responsable.

6.3 Datos de navegación web

• Dirección IP
• Cookies
• Comportamiento en la página

Base legal:

• Consentimiento del usuario
• Interés legítimo en mejorar la experiencia del usuario y el rendimiento del sitio web

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Comerciales

• Contactar prospectos
• Enviar propuestas y servicios
• Marketing (previa autorización)

Operativas

• Procesamiento de nómina
• Cumplimiento legal laboral
• Liquidaciones, aportes, reportes

Administrativas

• Facturación
• Gestión contractual
• Soporte al cliente

Analíticas

• Mejora del servicio
• Experiencia de usuario

8. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO

EthicaLabora actúa bajo:

• Legalidad
• Finalidad específica
• Minimización de datos
• Transparencia
• Seguridad
• Confidencialidad
• Responsabilidad demostrada (accountability): EthicaLabora adopta medidas técnicas, administrativas y organizacionales para demostrar el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales y garantizar la adecuada gestión de la información.
• Limitación de conservación: Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento, obligaciones legales o contractuales, y posteriormente serán eliminados o anonimizados de manera segura.

9. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

El tratamiento de datos personales por parte de EthicaLabora se realiza, como regla general, con la autorización previa, expresa e informada del titular.

9.1 Mecanismos de obtención de la autorización

EthicaLabora podrá obtener la autorización a través de:

• Checkbox o aceptación expresa en formularios web (con enlace a la presente política)
• Cláusulas contractuales suscritas con clientes, proveedores o empleados
• Registros electrónicos (plataformas, aplicativos, portales)
• Grabaciones de llamadas o medios digitales cuando aplique
• Correos electrónicos o comunicaciones verificables

9.2 Excepciones a la autorización

De conformidad con la normativa colombiana, EthicaLabora podrá tratar datos personales sin autorización previa del titular cuando:

• Exista una obligación legal (por ejemplo, cumplimiento de normas laborales, fiscales o de seguridad social)
• Sea necesario para la ejecución de un contrato o medidas precontractuales
• Se trate de datos de naturaleza pública
• Sea requerido por una autoridad competente
• Se trate de situaciones de urgencia médica o protección de intereses vitales del titular

En el caso de datos tratados como Encargado, EthicaLabora actúa bajo la base legal definida por el Responsable (cliente), en cumplimiento de las obligaciones contractuales y normativas aplicables.

El tratamiento de datos se realiza con:

• Autorización expresa
• Aceptación de formularios web
• Contratos firmados
• Interacciones comerciales

10. DERECHOS DEL TITULAR

El titular puede:

• Conocer sus datos
• Actualizarlos o corregirlos
• Solicitar eliminación
• Revocar autorización
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

11. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS

El titular podrá enviar solicitud a:

📧 [email protected]

Debe incluir:

• Nombre completo
• Identificación
• Descripción de la solicitud

En caso de que la solicitud o reclamo se encuentre incompleto, EthicaLabora requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane la información. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Cuando el reclamo cumpla con los requisitos, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

EthicaLabora podrá solicitar información adicional para verificar la identidad del titular o de su representante, con el fin de garantizar la seguridad de los datos personales.

Tiempos legales:

• Consultas: 10 días hábiles
• Reclamos: 15 días hábiles

12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

EthicaLabora implementa medidas técnicas, administrativas y organizacionales orientadas a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales, incluyendo:

12.1 Controles de acceso y gestión de identidades

• Control de accesos basado en roles y perfiles (RBAC)
• Principio de mínimo privilegio
• Autenticación segura y, cuando aplica, doble factor (MFA)
• Gestión de altas, cambios y bajas de usuarios

12.2 Protección de la información

• Cifrado de datos en tránsito y, cuando aplica, en reposo
• Uso de plataformas seguras (ej. entornos cloud empresariales)
• Políticas de clasificación y manejo de la información

12.3 Respaldo y continuidad

• Copias de seguridad periódicas (backups)
• Procedimientos de recuperación ante incidentes
• Medidas de continuidad operativa para garantizar la disponibilidad de la información

12.4 Monitoreo y auditoría

• Registro de actividades y accesos (logs)
• Revisión periódica de accesos y privilegios
• Auditorías internas para verificar el cumplimiento de políticas

12.5 Gestión de incidentes

• Procedimientos para la detección, gestión y respuesta a incidentes de seguridad
• Notificación oportuna en caso de vulneraciones que afecten datos personales

12.6 Cultura y confidencialidad

• Acuerdos de confidencialidad con colaboradores y terceros
• Capacitación en buenas prácticas de seguridad de la información

12.7 Enfoque de mejora continua

EthicaLabora trabaja en la mejora continua de sus controles de seguridad, con el objetivo de alinearse progresivamente a estándares internacionales como ISO/IEC 27001, fortaleciendo su modelo de gestión de la información como un pilar estratégico y diferencial en el servicio.

Estas medidas buscan no solo cumplir con la normativa, sino proteger la información con el nivel de rigor que exige la gestión de nómina y la confianza de nuestros clientes.

13. TRANSFERENCIA DE DATOS

EthicaLabora podrá comunicar datos personales en desarrollo de sus actividades, diferenciando entre transmisión y transferencia, conforme a la normativa aplicable:

13.1 Transmisión de datos (Encargados)

Se refiere al tratamiento de datos personales realizado por terceros en calidad de encargados, por cuenta de EthicaLabora o de sus clientes.

En estos casos:

• Se suscriben acuerdos de transmisión de datos personales
• El tratamiento se realiza bajo instrucciones del responsable
• Se garantizan medidas de seguridad, confidencialidad y cumplimiento normativo

Ejemplo: proveedores tecnológicos, plataformas cloud o herramientas de gestión utilizadas para la prestación del servicio.

13.2 Transferencia de datos (terceros responsables)

Se refiere al envío de datos personales a terceros que actúan como responsables independientes.

Esto puede ocurrir cuando:

• Se requiere cumplir obligaciones legales (DIAN, UGPP, entidades de seguridad social)
• Existen requerimientos de autoridades competentes
• Se ejecutan obligaciones contractuales con terceros

13.3 Transferencia internacional de datos

EthicaLabora podrá realizar transferencia o transmisión internacional de datos personales, cuando utilice servicios tecnológicos o proveedores ubicados fuera de Colombia (por ejemplo, servicios en la nube como Microsoft 365).

En estos casos:

• Se adoptan medidas para garantizar un nivel adecuado de protección de datos
• Se suscriben acuerdos contractuales con los proveedores
• Se verifica el cumplimiento de estándares internacionales de seguridad

El uso de estas plataformas es necesario para garantizar la eficiencia, seguridad y continuidad de los servicios prestados por EthicaLabora.

En todos los casos, EthicaLabora asegura que el tratamiento de los datos personales se realiza bajo principios de confidencialidad, seguridad y cumplimiento de la normativa vigente.

14. USO DE COOKIES

El sitio web de EthicaLabora utiliza cookies y tecnologías similares para:

• Analítica
• Experiencia de usuario
• Seguimiento de navegación

EthicaLabora cuenta con una Política de Cookies independiente, donde se detalla el tipo de cookies utilizadas, su finalidad y los mecanismos de gestión por parte del usuario.

El uso de cookies no esenciales estará sujeto al consentimiento previo, expreso e informado del usuario, el cual se gestionará mediante un banner o aviso de cookies en el sitio web.

El usuario podrá aceptar, rechazar o configurar el uso de cookies en cualquier momento, así como desactivarlas desde su navegador.

15. VIGENCIA DE LOS DATOS

Los datos personales serán conservados de acuerdo con criterios específicos según su naturaleza y finalidad:

15.1 Datos laborales (empleados de clientes)

• Se conservarán durante la relación contractual con el cliente
• Posteriormente, por el término exigido por la normativa laboral y de seguridad social en Colombia (generalmente entre 5 y 20 años dependiendo del tipo de obligación)

15.2 Datos comerciales y contractuales (clientes y proveedores)

• Durante la relación contractual
• Posteriormente, por el tiempo necesario para cumplir obligaciones fiscales, contables y legales (mínimo 5 años conforme a normativa tributaria)

15.3 Datos de prospectos

• Hasta que se cumpla la finalidad comercial o el titular solicite su eliminación

15.4 Datos de navegación web

• Durante el tiempo necesario para las finalidades de analítica y funcionamiento del sitio
• Conforme a la configuración de cookies aceptada por el usuario

En todos los casos, los datos serán eliminados o anonimizados de manera segura cuando dejen de ser necesarios para las finalidades descritas o cuando el titular lo solicite, salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación.

16. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA

EthicaLabora podrá actualizar esta política en cualquier momento.

Se recomienda revisarla periódicamente.

17. VIGENCIA

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 1 de marzo de 2026.

Versión del documento: v2.2

EthicaLabora podrá actualizar esta política en cualquier momento. En caso de modificaciones sustanciales, se informará a los titulares a través de los canales habituales y/o mediante publicación en el sitio web.